【忙しい毎日をノートで整理】 ～タイムボクシングの始め方～

忙しい。
毎日、さまざまな仕事に追われていませんか。
仕事をしていると、「気づけば予定していた時間を過ぎていた」ということもあるのではないでしょうか。
メールの返信や資料作成など、ひとつひとつはそれほど時間がかからないように思える仕事でも、取り組んでみると意外と時間を使うものです。
その他にも、ひとつの仕事に集中しているうちに、ほかの仕事が後回しになってしまうこともありませんか？

そんなときに、おすすめの方法が「タイムボクシング」です。
タイムボクシングは、作業ごとに取り組む時間をあらかじめ区切る時間管理の方法です。
「この仕事は10時から10時30分まで」といったように、時間の枠を決めて作業を進めます。

ノートや手帳があれば、気軽に始められる手法です。
今回は、タイムボクシングの基本から、手書きノートを使った実践方法までご紹介します。

タイムボクシングとは？

■タスクに制限時間を設ける
タイムボクシングとは、タスクごとに取り組む時間を決める方法です。
たとえば、「メールを確認する」という仕事があるとして、それを「9時から9時30分まで」と時間を設定します。この決められた時間の枠を「タイムボックス」と呼びます。
タイムボックスを作ると、仕事と時間の関係が見えやすくなります。
そのため、「この仕事にどれくらい時間を使うか」を意識しやすくなるでしょう。
仕事を始める前に、今日取り組むタスクを並べます。
そして、それぞれに時間を割り当てていきます。
「午前中は資料作成。午後は打ち合わせ」といった大まかな予定でも構いません。
慣れてきたら、さらに細かく時間を区切ってみてもよいでしょう。

■作業の先延ばしを防ぐ

タイムボクシングでは、時間を区切ることがポイントになります。
仕事には、時間をかけようと思えば、いくらでもかけられるものがあります。
細かい部分が気になり、作業が長引くこともあります。
そこで、「ここまでの時間で取り組む」と決めておきます。時間が来たら、いったん作業を止めます。
そして、次のタスクへ移ります。
もちろん、すべての仕事を時間内に終えられるとは限りません。
予定どおりに進まないこともあります。大切なのは、時間を意識しながら仕事を進めることです。

タイムボクシングを実践するメリット

■集中力の向上
タイムボックスを使うことで、「今はこの仕事に集中する」という意識を持ちやすくなります。
たとえば、30分のタイムボックスを設定した場合、その時間はひとつの仕事に意識を向けます。
終わりの時間が決まっていることで、ほかのことに気を取られにくくなり、目の前の作業に集中しやすくなるかもしれません。
まずは10分や15分など、短い時間から始めてみるのもよさそうです。
自分が集中しやすい時間の長さを見つけながら、無理なく取り入れてみるのがおすすめです。

■完璧主義からの脱却
仕事をしていると、「もう少し良くしたい」と思うことがあります。
資料の文章を何度も修正したり、デザインの細かな部分を調整したりすることもあるでしょう。
丁寧に取り組むことは大切です。
一方で、ひとつの仕事に時間をかけすぎると、ほかの予定に影響する場合があります。
タイムボクシングでは、あらかじめ終了時間を決めます。
「ここまでできたら、いったん終了する」と区切ることで、必要以上に作業を続けることを避けやすくなるかもしれません。
完成度と時間のバランスを考えるきっかけにもなりそうです。

■スケジュールの可視化
タイムボクシングでは、1日の時間をいくつかの枠に分けます。
そのため、「今日はどれくらい予定が入っているのか」を目で確認しやすくなります。
たとえば、朝から夕方まで予定を詰め込んでしまうと、急な依頼に対応する時間がなくなることがあります。
そこで、何も予定を入れない時間も作ります。
予定を詰め込むのではなく、余白も含めて1日を考える方法です。
「これ以上は予定を入れないほうがよさそう」と気づくきっかけになるかもしれません。

手書きノートでタイムボクシングを実践する

タイムボクシングは、ノートを使っても実践できます。
パソコンやスマートフォンでスケジュールを管理する方法もあります。
一方で、手書きなら、思いついたことをすぐに書き足せます。
予定を変更するときも、線を引いたり、書き直したりできます。
まずは、ノートの余白に今日やることを書き出してみましょう。
「メール返信」「資料作成」「電話」「打ち合わせ」というように、思いつくタスクを並べます。

■所要時間を見積もる
次に、それぞれにかかりそうな時間を考えます。
「メール返信　30分」「資料作成　1時間」「電話　20分」
ここでは、正確な時間を当てる必要はありません。
まずは自分なりに予想してみます。

■時間軸にブロックとして書き込む
かかる時間が配分出来たら、時間軸に沿ってタスクを配置していきます。
ノートに時間軸を書き、四角い枠を作ってみてください。
そこにパズルを嵌め込む要領で、タスクを配置してみましょう。
たとえば、「9:00～9:30　メール返信」
「9:30～10:30　資料作成」
「10:30～10:45　休憩」
「10:45～11:05　電話」といった形です。
書いてみると、予定の多さに気づくこともあるでしょう。
反対に、意外と自由な時間が残っていることに気づく場合もあります。
頭の中だけで考えていた予定を、紙の上に出してみることがポイントです。

タイムボクシングに適したノートの選び方

■時間軸（バーチカル）のあるフォーマットを選ぶ
タイムボクシングを始めるなら、時間を書き込みやすいノートを選ぶのもひとつの方法です。
特に使いやすそうなのが、時間軸のあるフォーマットです。
縦方向に時間が並んでいる「バーチカルタイプ」なら、予定を時間ごとに配置できます。
9時、10時、11時というように時間が並んでいるため、タイムボックスを書き込みやすくなります。
■自由に線が引ける「方眼罫」を選ぶ
方眼のマス目を目安にすれば、自分で時間軸を作れます。
「この時間は資料作成」「ここは休憩」「ここは予備時間」
というように、自分の仕事に合わせて自由に組み立てられます。
グリッドに沿って絵や図形が書けるのも魅力のひとつですね。

タイムボクシングを失敗しないポイント

■予備時間（バッファ）を設ける
タイムボクシングでは、予定を細かく決めすぎないことも大切です。
仕事では、突然の電話や問い合わせが入ることがあります。
予定していなかった仕事を頼まれることもあります。
そこで、「バッファ」と呼ばれる予備時間を作っておきます。
たとえば、午後に15分ほど空白の時間を設けます。何も予定がなければ、その時間を休憩に使えます。
仕事が押していれば、遅れを取り戻す時間にもできます。
このような余白があると、予定が崩れたときにも調整しやすくなるでしょう。

■大きなタスクは細かく分ける
大きな仕事は細かく分けるのがおすすめです。
「企画書を作る」という仕事を3時間のひとつの箱にするのではなく、
「情報を集める」「構成を考える」「文章を書く」「見直す」
というように分けてみます。
作業内容が具体的になると、次に何をすればよいのかも見えやすくなります。
最初から完璧なスケジュールを作ろうとする必要はありません。
実際に使ってみて、「この作業は30分では短かった」「ここには休憩が必要だった」と感じたら、次の日に調整します。
少しずつ自分に合った時間配分を探していきましょう。

まとめ

タイムボクシングは、仕事を時間の枠に分けて考えるシンプルな方法です。
タスクを書き出します。かかる時間を予想します。そして、時間軸に配置します。
これだけでも、1日の予定を目で確認しやすくなりますね。
もちろん、すべての仕事が予定どおりに進むとは限りません。
だからこそ、余白を残しておくことも大切です。
最初は30分や1時間程度のタスクから試してみてもよいでしょう。
ノートにいくつかの時間枠を書くだけでも始められます。
毎日の仕事を少し整理したい。時間の使い方を見直したい。
そんなときは、ノートに「時間の箱」を作るところから始めてみてはいかがでしょうか。